Polisz® Ügyvitel

A KET és KEIR jogszabályok megjelenésével kiemelt fontosságú lett a települési önkormányzatok számára a korszerű ügyiratkezelési rendszer alkalmazása. Az alábbiakban bemutatjuk a Polisz Ügyiratkezelési Szoftver-rendszer jogszabályi megfelelősségét.

Polisz - Ügyvitel, ügyiratkezelés

Az Ügyiratkezelési és Iktatási rendszer nem csak a mindenhol már hagyományossá váló számítógépes iktatást támogatja, hanem megvalósítja az iktatott, nem iktatott iratok valamint a belső üzenetek küldését is. A szoftver segítségével megvalósul a papírmentes iroda és a papírmentes ügyfélszolgálat, hiszen minden információ azonnal a számítógépbe kerül. Az ügyirat mozgások pontos követése érdekében a rendszer biztosítja, hogy a Hivatal épületén kívüli vagy belüli Ügyfélszolgálati Irodákon, valamint a posta bontásánál átvett iratok nyilvántartásba vétele - minimális adatbevitellel - helyben megtörténhet, kiküszöbölve a kézi nyilvántartást, igazolást, másolást. Az átvétel során az ügyirat vonalkódos azonosítót kap, amely megoldás alkalmazásával egyszerűbbé válik a központi iktató munkája (iktató bélyegző helyett iktató címke és vonalkód). Minden ügyiratra ún. küldési és fogadási műveltet végezhet az előadó (NET MAIL), és így a hivatali belső szervezeti egységek közötti iratmozgás igazolható, követhető, könnyen ellenőrizhető. (Pl. az átadókönyv, a munkanapló szerepének módosításával).

Minden előadó megtekintheti az általa küldött és fogadott ügyiratokat és a rendszer minden előadó számára, megadja a saját ügyirat-kezelési feljegyzéseikhez szükséges adatbevitel és listázás lehetőségét, kiemelten kezeli a határidők figyelését. Az iratok előadók közti mozgása egyszerűen követhető. Az ügyirat aktuális helye az ügyiratmozgásokból azonnal lekérdezhető. A hálózati posta (NET MAIL) segítségével nem csak ügyiratok, hanem üzenetek és nem iktatott iratok küldésére és fogadására is van lehetőség. A szoftver a központi iktatás követelményét nem sértve lehetővé teszi, hogy két vagy több irodában történhet az iktatás és a kapcsolódó iratkezelési műveletek. Megfelel a BM által meghatározott, mindenkori statisztikai adatszolgáltatási követelményeknek (hatósági statisztika, ügyiratforgalmi kimutatás, a hatósági jellegű intézkedések nyilvántartása, Áe. 50-53 §) Az ügyiratok iktatása főszámosan és gyűjtőszámosan történhet. Az iktatási műveletek sokasága biztosítja az ügyiratok gyors iktatását, valamint a változások (stornó, ügyirat típus vagy előadó változás, irattározás, határidőbe tétel, stb.) regisztrálását. Az ügyirathoz kapcsolódó változások folyamata egy iktatási esemény táblázatban (History) végigkövethető. Az ügyiratkezelő és iktató rendszer megteremti a vezetői tájékoztatás rendszer első lépésenként az ügyirat-kezelési tevékenység - ezen keresztül az ügyintézői munka - ellenőrizhetőségét, a határidők figyelését több szempontú lekérdezési lehetőség biztosításával. Lehetővé teszi, - értelemszerű korlátozással - valamennyi munkahelyen az ügyirat-kezelési rendszerbe való betekintést. Azonnali adatelérések biztosítják a gyors adatkeresést. Az előadók lekérdezhetik a határidős ügyeiket vagy valamilyen szempont szerint (ügytípus, ügyirat tárgya, ügyfél neve, idegenszám, iktatószám, vonalkód stb.) kereshetik ki az ügyiratokat. Saját munkájuk dokumentálásaként kiírathatják a munkanaplót és különböző szempontok szerint (főszámos ügyek db, gyűjtőszámos ügyek db, határidőben elintézve, határidős túli stb.) statisztikákat készíthetnek. Minden keresési művelet végén egyetlen gombnyomással megjeleníthető az ügyirat teljes feldolgozási folyamata a kezdetektől az utolsó alszámig. A szoftver átfogja az ügyiratkezelés folyamatának minden mozzanatát, az iratnyilvántartást, az ügyintézés formai részeit, megoldási lehetőséget ad az iratmegőrzési feladatok megfelelő előkészítésére és végrehajtására, a szakszerű nyomon követésre. A nyilvántartott adatok köre az elérhető legrövidebb időn belül szolgáltató számítástechnikára alapul és az ügyintézési tevékenységet oly módon szolgálja, hogy az adatbevitelre fordított energia az adatszolgáltatás pontosságában, gyorsaságában megtérül.

Tanúsított Polisz iktatási rendszer

A Polisz System Integrált Önkormányzati Rendszer Iktatási és Ügyiratkezelési modul 2.1-es verziója megszerezte a 24/2006. (IV.29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendeletben a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló rendeletben előírt tanúsítványt a MATRIX Vizsgáló, Ellenőrző és Tanúsító Kft-nél.