Polisz®

A Polisz rendszer kifejezetten a költségvetés alapján gazdálkodó intézmények igényei és jogszabályi specialitásai alapján került kifejlesztésre. Mindez azért, hogy az intézmények működését a lehető legnagyobb mértékben támogatni tudja. A rendszer a gazdálkodás teljes területét lefedi így az intézmény teljes körű és egységes nyilvántartása meg tud valósulni egyetlen integrált rendszer segítségével. Az önkormányzat intézményi struktúrája egy-az egyben megjelenik a rendszerben, hatékony és gyors lekérdezéseket biztosítva.

A költségvetési területen történt strukturális és költségvetési számviteli változásokra tekintettel, valamint a kormányzati szinten elvárt magas színvonalon történő működéshez és folyamatos adatszolgáltatáshoz, elengedhetetlen egy korszerű, költséghatékony, felhasználóbarát integrált gazdálkodási rendszer, amelynek használatát megfelelő színvonalú szakmai támogatás segíti.

Ezeknek az elvárásoknak megfelelve, olyan egységes szoftver rendszert ajánlunk, amellyel jelentős plusz munka és plusz erőforrás nélkül elvégezheti a gazdálkodással összefüggő feladatokat, valamint a havi adatszolgáltatást is gördülékennyé teszi. A Polisz gazdálkodási rendszer segítségével a megvalósított projektek, illetve az alaptevékenységgel összefüggő feladatok finanszírozása átlátható, nyomon követhető, és elemezhető; a felhasználóknak pedig komfortos és hatékony munkavégzést tesz lehetővé.

Amennyiben az Ön által használt gazdálkodási rendszer, valamint a hozzá kapcsolódó szakmai támogatás nem elégíti ki az igényeit, vagy elmúlt években már váltott szoftvert, de az nem az Ön által elvárt eredményt hozta, akkor kérem, hogy jelentkezzen részletes helyszíni, konzultációnkra.

Néhány fontos részterület a Poliszban:

• Szerződés-jogügyleti nyilvántartás (automatikus előzetes kötváll könyvelés)
• Pénzügy (bank, számla, pénztárkezelés)
• Számvitel (automatikus kontírozás és könyvelés, költségfelosztás)
• Beszámolók feladása KGR rendszerbe
• Költségvetés tervezés
• Tárgyi eszköz – vagyonkataszter (leltár, KSH statisztika)
• Vagyonkezelői iroda nyilvántartási feladatai (önkormányzati lakás értékesítés, földbérlet, üzlethelység bérbeadás stb.)
• e-számla beolvasás
• e.megrendelés

A Polisz Komplex Gazdálkodási rendszer azoknak a szervezeteknek a megoldása, amelyek számára az egyéb piaci szereplők által kínált könyvelő programok nem biztosítják az igényeknek való megfelelést és a megfelelő szakmai segítségnyújtást.

Amennyiben Önnek nem csak egy jó gazdálkodási rendszerre van szüksége, de egy szakértő csapatot is szeretne a pénzügyi számviteli szoftver mellé, akkor keresse Horváth Krisztinát a fenti elérhetőségeinken vagy mobiltelefonon, a +36309847680 számon.

Pénzügyi modul

A rendszer nyilvántartja a vevőkkel, szállítókkal és egyéb (pl. munkavállalókkal) kapcsolatos követeléseket és tartozásokat. A számlákat, a banki és pénztári bizonylatokat - a rajtuk található bizonylati szám mellet - egy saját számmal is el lehet látni, amely alapján a későbbiekben könnyen visszakereshetőek és azonosíthatóak. A szoftver több bankszámla és több pénztár napi egyenleginek vezetésére képes. Az egyenleg kiszámítása után az adott napot és pénztárat lezártnak tekinti. A lezárást egy megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó megszüntetheti. Bank karbantartás során kezelni lehet a számlákhoz kapcsolódó és számla nélküli banki mozgásokat. A kiegyenlítések a hozzájuk tartozó számlákkal egy gyors kiválasztási módszerrel összekapcsolhatóak. Pénztár karbantartás során kezelni lehet a számlákhoz kapcsolódó és számla nélküli pénztári mozgásokat. A pénztári kiegyenlítésekhez tartozó számlák a pénztári tétellel egy időben berögzíthetők. Átutalásos számlák kiegyenlítése is megtörténhet a pénztáron keresztül. A szoftver figyelemmel kíséri az adott számlákhoz tartozó rész-, egyszeri-, illetőleg többszöri kiegyenlítéseket, visszautalásokat, sztornírozásokat, különféle fizetési módonként, A számlák rögzítésével egyidejűleg kialakul az áfa nyilvántartás. Az áfa nyilvántartása két féle szempont szerint is megtörténik. Az első szempont az áfa típusa (Pl.: belföldi szállítói áfa, belföldi vevői áfa, export áfa stb.), a második az áfa jellege (fizetendő, visszaigényelhető, mentes stb.).

Számviteli modul

A folyószámla - és pénzügyi részben rögzített számlák és kiegyenlítések három módszerrel kontírozhatók és könyvelhetők:

1. Automatikusan kikontírozhatók, amely feladás után csak az árbevételszámla, illetve a ráfordításszámla, valamint a költséghelyek könyvelése történik meg.

2. Lehetőség van a tételenkénti kikontírozásra is, ahol az összes kontírozási munka elvégezhető.

3. A tételes kontírozást helyettesíti a sémakód alapján történő feldolgozás, ahol a tételes kontírozás folyamatát egy ún. sémakód írja le, amely alapján a bizonylat kontírozása szintén automatikusan történik. A könyvelési állományban a tételek teljesen lekönyvelve (befejezett) vagy könyveletlenül (nyitott) szerepelnek. A nyitott tételek pénzügyi oldalról (könyveletlen számla, banki vagy pénztári kiegyenlítés, stb.) vagy számviteli oldalról előkereshetőek és lezárttá tehetőek. A számlákhoz, vagy kiegyenlítésekhez nem kapcsolódó (pl. vegyes) tételek egyedileg rögzíthetők. A könyvelés 1-sok, sok-1 és 1-1 kapcsolatot kezel, amely tételekhez több szakfeladat kódja rendelhető, A számlatükörben egyetlen számla sem kötött, szabadon kijelölhetők a könyvelő, az eredmény, a folyószámla, az évnyitó, évzáró, stb. számlák, a főkönyvi számlák hierarchiája év közbeni számlatükör bővítésnél is biztosított. Ezzel a módszerrel elérhető, hogy egyetlen számla száma, helye sem kötött, tehát nem lehet olyan számviteli előírást hozni, amelynek ne felelne meg a rendszer. Az egyes gazdasági egységekre eltérő számlatükör meghatározására van lehetőség. A naplóban lekönyvelt tételek - azok külön állományban történő megőrzése mellett - törölhetők, így a hibás könyvelési tételek elegáns módon, egyenleg összegek hibája nélkül javíthatók, A korábban lekönyvelt tételek szakfeladatonkénti analitikája problémamentesen módosítható, javítható, újra felosztható, törölhető. Időszakra, partnerre, szakfeladatra (analitikára) bontott listák kérhetők, amelyeknél a bontás mélysége megadható: - főkönyvi karton, - naplóforgalom, - főkönyvi kivonat, - folyószámla kivonat, - zárókimutatás, a könyvelési tételek "ömlesztett" állományából az előzőektől eltérő tartalmú, összegfokozatú listák is kérhetők.

Jogyügyleti nyilvántartás (Kötelezettségvállalás)

Az Önkormányzati működés egyik fontos területének a jogügyleteknek (szerződések, határozatok stb.) naprakész nyilvántartását biztosítja a rendszer. A jogügyletek nagyobb része az Önkormányzat által megkötött szerződések, amelyek nyilvántartási és elszámolási műveleteit lehet elvégezni. A szerződések nyilvántartásához a következő adatokat lehet megadni. Szerződő felek, határidők, teljesítések, szöveges leírások. Minden szerződéshez szerződés típus (közterület szerződesek, helyi támogatások, bírságok, stb.) rendelhető, amely alapján a csoportokra bontás és a későbbi pénzügyi elszámolás történik. A szerződések, a jogügyletek nyilvántartó rendszere biztosítja a szerződések és jogügyletek pontos elszámolását, és az elszámolási valamint a nyilvántartási adatok bármikor történő és esetleges visszamenőleges ellenőrzését. A rendszer egy több részes listát ad, amelyen a szerződéshez kapcsolódó összes információ kronológiai sorrendben látható. A jogügyleti és szerződés nyilvántartás szoros egységet képez a bevételi és kiadási nyilvántartási rendszermodullal.

Bevételi - Kiadási nyilvántartás

A bevételi és kiadási nyilvántartás a szerződés és jogügyleti nyilvántartás részeként a szerződések fizetési ütemezését, ezek teljesítését, a szerződéshez kapcsolódó számlákát és a számlák pénztári és banki mozgásainak teljes folyamatát dolgozza fel. A feldolgozás folyamatában a szerződésekhez előírásokat lehet rendelni, az előírásokat le lehet számlázni. Minden számlához postai csekk nyomtatható. A postai csekk visszaolvasása során a szoftver a befizetett össszeget automatikusan a postai csekkhez kapcsolható szerződésre, ügyfélre és számlára helyezi. Az előirányzatok generálása során az előírások-számlázandók részben megadott számlázási ciklusokban, a kijelölt dátumokra, az ott megadott jogcímen lévő összegeket írja elő a rendszer. Az előírásokat akár több évre előre is el lehet készíteni. Ez lesz a várható bevételek kimutatásának alapja. Az előírásokról automatikusan is elő lehet állítani számlákat. A számla generálása az esetek 95 %-ban elvégezhető. Az előírások adott időszakra történő jogcímenkénti összesítéséről a program automatikusan számla sorokat és a szerződés további adataiból számla fejrészt generál. A generálás folyamán létrehozza a számla-szerződés kapcsolati táblát is. A postai csekk nyomtatása az adott időszakra vonatkozó előírások jogcímre történő összevonása alapján történik. A nyomtatás során a rendszer egy ún. befizető azonosítót generál, amely a csekk megfelelő rovatába kerül. A postai csekk adatainak beolvasása a posta vagy a bank által feldolgozott és az önkormányzat részére visszaadott adatállományokból történik. Beolvasás során a program kiszűri a hibás tételeket és a hibátlanokat a szerződés és az ügyfél beazonosítása alapján azonnal jóváírja. A szoftver a feldolgozott adatok alapján lekérdezések sorát biztosítja. Kimutathatóak a szerződött összeg és a leszámlázott összegek, a szerződött összeg és a szerződésre befizetett összegek egyenlegei. Várható bevétel kimutatás, szerződés típus összesítés, hátralékos kimutatások, figyelmeztető és felszólító levelek gazdagítják a lekérdezések sorát. A bevételi és kiadási nyilvántartásban generált számlák, és a számlákhoz rendelt pénztári és banki kiegyenlítések azonnal megjellennek a pénzügyi rendszerben.

Intézményi gazdálkodás - Kincstár

A kincstári működési környezetben az egyes kapcsolódó intézmények a teljes analitikus nyilvántartásukat szintén rögzíthetik a rendszerben. A rendszer bemutatása az önkormányzat oldaláról jellemzi az egységes gazdálkodási modell működését. Az intézmények saját szintjükön csak azokat az adatokat tekinthetik, meg amelyek az adott intézményre vonatkoznak. Egyben megteremthető az egységes pénzügyi-számviteli nyilvántartások vezetésének lehetősége. Számlák kezelése: Mind a vevő (bevételi) mind pedig a szállítói (költség) számlák rögzítésénél az adott intézmény azonosító kódja regisztrálásra kerül a számla mellé, ez alapján a kód alapján különböző gyűjtéseket lehet elvégezni. Ennek segítségével képet kaphat az önkormányzat az intézmények költségeinek alakulásáról, valamint ellenőrizhetővé válik az egyes intézmények likviditási helyzete. Opció a számla igazoltatás folyamata, amely igény esetén lehetőséget a számlák gépi igazoltatására, természetesen ekkor a rendszerben ezt egy megfelelő jogosultságú személynek kell elvégezni. Pontosabban alakítható ki az intézmény napi finanszírozása.- Bankok, pénztárak: A pénzügyi rendszer több bank és pénztár kezelésére képes, tehát az intézmények pénzmozgásai a saját bankszámláin keresztül nyomon követhetők az önkormányzati pénzügyi rendszerben. Várható kiadások, bevételek kezelése: A pénzügyi egyensúly és a finanszírozás tervezéséhez nem elegendő a számlákról információval rendelkezni, ugyanis ha egy számla beérkezett, annak a kifizetését nehéz visszafogni. Könnyebben válnak tervezhetővé a kiadások, amennyiben a jogügyleti modul segítségével időben előre rögzítik az intézmények azokat a kifizetéseket, amelyek jelentkezni fognak. A jogügyleti modul előírásai alapján, még a számlák beérkezése előtt válnak tervezhetővé a pénzügyi erőforrások. Természetesen ezeknek a jogügyleteknek a rögzítése szintén az egyes intézményi kódrendszer alkalmazásával történik. Biztosítva, hogy az önkormányzati szinten egységesen, de mégis elkülönítve jelenhessenek meg a pénzügyi tételek.

Controlling

A gazdálkodási adatok feldolgozását követően lehetőség van azok különbőző összefüggéseinek elemzésére. Az elemzések során szimulációk képezhetők, amelynek segítségével egyes gadzálkodási események hatásai modellezhetők. Az így összegyűjtött adatok lehetővé teszik a költségvetés pontosabb tervezését, akár a "nullbázisú" költségvetési terv összeállítását.

Költségvetés, előirányzatok

A költségvetés készítése egy háromszintű nyilvántartáson alapszik. Minden összeg kimutatható szakfeladatonként (első szint) szakfeladaton belül főkönyvi számonként (második szint) és a főkönyvi számon belüli bontásban, ami egy a felhasználó által tetszőlegesen definiált analitika (harmadik szint). A bevételi és a kiadási előirányzatok kezelése és nyilvántartása mindegyik szinten, három értéken történik. Előző évi előirányzat, éves nyitó előirányzat, éves módosított előirányzat. A rendszerben az előirányzatok változásai gazdasági eseményként szerepelnek. Tetszőleges időpontra lekérdezhetőek a bevételi és kiadási előirányzatok értékei valamint a változásokhoz kapcsoló gazdasági események. A mozgások alapján a rendszer főkönyvi szám és szakfeladat gyűjtéseket és ezek könyvelését is elvégzi.