Ügyiratkezelés jogszabályi megfelelés

A KET és KEIR jogszabályok megjelenésével kiemelt fontosságú lett a települési önkormányzatok számára a korszerű ügyiratkezelési rendszer alkalmazása. Az alábbiakban bemutatjuk a Polisz Ügyiratkezelési Szoftver-rendszer jogszabályi megfelelősségét.

 

KET (2004. CXL.) 29.§. Eljárás indítása
Az eljárás indításáról a rendszer értesítést küld az ügykezelő által megjelölt személyeknek. Az értesítés küldése megtörténhet tértivevényes levél (ilyenkor a rendszer tértivevényt nyomtat), de megtörténhet az értesítés digitálisan aláírt e-mail küldésével.

 

KET 33.§. szerint kezeli a határidőket
33.§.(3). Az előadói íven egy szerepel egy mező, ahol megadja az ügykezelő a módosuló határidőt (hiánypótlásra felszólítás, szakhatósági ügyintézés stb.).


33.§.(5). Az ügyintézési határidő kezdetének napját a rendszerben rögzíteni lehet. A rendszer tárolja az ügyirat beérkezésének napját.


33.§.(7). Az eljáró hatóság vezetője - ha azt törvény nem zárja ki - az ügyintézési határidőt indokolt esetben egy alkalommal, legfeljebb harminc - kiskorú ügyében legfeljebb tizenöt - nappal meghosszabbíthatja. Erről értesíteni kell az ügyfelet és mindazokat, akiket az eljárás megindításáról értesítettek.


Ez a szoftverben elvégezhető és a folyamat teljes mértékben kontrollálható.


KET 34.§. – 38.§. A kérelem beadása
A szoftverben a kérelmek beérkezését rögzíteni lehet. A kérelem beadása során kezeli azokat az adatokat, amelyeket a törvény előír: ügyfél adatok, mellékletek adatai. A rendszerből el lehet küldeni a hiánypótlásra felszólítást is.


A kérelmek beadása történhet a Polisz eKapu-n keresztül ügyfélkapu vagy elektronikus aláírás használatával. A kérelmek beadásához az internetes formanyomtatványokat elkészítjük.


KET 44.§. – 45.§. A szakhatóság közreműködése

A szoftver szakhatósági megkeresés formanyomtatványokat állít elő és a szakhatóság felé történő küldést elvégzi postai vagy elektronikus úton.
Az elektronikus küldésnél a küldendő dokumentumokat egy elektronikus postakönyvbe helyezi és onnan elektronikus aláírással rendelkező ügykezelő elküldheti.


KET 65.§. A határidő kiszámítása
A határidő kiszámítását a megadott paragrafus szerint elvégzi a szoftver.


KET 71.§. – 75.§. A határozat
A megszületett határozatoknak az ügyiratkezelő rendszer iktatószámot ad.


KET 95.§. – 97.§. Jogorvoslatok
A jogorvoslati fajtáknak megfelelő előadó ívet nyomtat a rendszer és a jogorvoslati kódokat az iktatósok berögzíthetik a rendszerbe.


KET 160.§. Ügyfélkapu
A Polisz eKapu szoftver az ügyfélkapu és az elektronikus aláírással érkező ügyiratokat beérkezteti. Az ügyfélkapu felől vagy elektronikusan aláírt önkormányzati weblapról, e-mail címről érkező ügyiratokat beérkezteti az eÜgyiratkezelési rendszerbe.


KET 161.§. Elektronikus értesítés
A Polisz eKapu szoftver a beérkezésről elektronikus értesítést küld az ügyfél e-mail címére vagy mobiltelefonjára.


KET 162.§. Elektronikus értesítés

Ha törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet nem tiltja a hatósági ügyek intézésének vagy egyes eljárási cselekményeknek elektronikus formában történő elvégzését, az elektronikus kapcsolatfelvétel megfelelő dokumentálásával elektronikus úton is történhet különösen:
a) a kérelem, a fellebbezési kérelem, az újrafelvételi kérelem, a méltányossági kérelem és a jogszabályban előírt mellékleteik benyújtása,
b) a jogsegély iránti kérelem és annak teljesítése,
c) a hiánypótlási felhívás és a hiánypótlás,
d) az eljárás irataiba való betekintés,
e) az idézés,
f) az igazolási kérelem előterjesztése,
g) az ügyfél nyilatkozata, bejelentése, a hatósághoz intézett bármely beadványa,
h) a bizonyítékok ügyfél elé tárásának határnapját tartalmazó felhívás,
i) a felügyeleti szerv eljárásához szükséges iratok felterjesztésére szóló felhívás,
j) az ügyfél tájékoztatására, értesítésére és felhívására vonatkozó egyéb hatósági közléseknek az ügyfél tudomására hozása,
k) a döntés közlése.
A két következő funkciót nem az ügyiratkezelő rendszerben, hanem az Önkormányzati portálon alakítjuk ki.


KET 164.§. Elektronikus tájékoztató szolgáltatás
Tájékoztatás a weblapon vagy az önkormányzati portálon keresztül. Hatósági adatok, ügykezelői adatok, ügyintézési útmutatók, határidők és segédletek, adatvédelmi jogok és az elektronikus ügyintézés technikai és jogi szabályai.


KET 165.§. Elektronikus időpontfoglalás
Időpontfoglalás a portálon keresztül.

 


KET 166.§.-167.§. - Az elektronikus ügyintézéssel és az elektronikus tájékoztató szolgáltatással szemben támasztott követelménye

 


Az Önkormányzatok részére olyan informatikai megoldást javaslunk, amely megfelel ennek a törvényi előírásnak. A rendszer biztosítja az ügyirat sértetlenségét, és biztonságos ügyfél-kommunikáció történik.
Segítséget nyújtunk az Önkormányzatnak a 167.§. szerinti informatikai háttérrendszer kialakításához.


KET 168.§. Más elektronikus eszközök használata
A telefonon történő bejelentkezéseknél az ügykezelő a telefonáló azonosítása után a rendszerbe felveheti az ügyet.

 

POLISZ rendszer KEIR megfeleléséről

 

335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet; A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről


KEIR 5.§.–8.§. Az ügyiratkezelés felügyelete

Az ügyiratkezelő és iktató rendszer megteremti a vezetői tájékoztatási rendszer első lépésenként az ügyirat-kezelési tevékenység - ezen keresztül az ügyintézői munka - ellenőrizhetőségét, a határidők figyelését több szempontú lekérdezési lehetőség biztosításával. Lehetővé teszi, - értelemszerű korlátozással - valamennyi munkahelyen az ügyirat-kezelési rendszerbe való betekintést.


A szoftver átfogja az ügyiratkezelés folyamatának minden mozzanatát, az iratnyilvántartást, az ügyintézés formai részeit, megoldási lehetőséget ad az iratmegőrzési feladatok megfelelő előkészítésére és végrehajtására, a szakszerű nyomon követésre. A nyilvántartott adatok köre az elérhető legrövidebb időn belül szolgáltató informatikára alapul és az ügyintézési tevékenységet oly módon szolgálja, hogy az adatbevitelre fordított energia az adatszolgáltatás pontosságában, gyorsaságában megtérül.


KEIR 18.§. – 26.§. küldemények átvétele és KEIR 27.§. – 38.§. küldemények felbontása és érkeztetése
Az ügyirat mozgások pontos követése érdekében a rendszer biztosítja, hogy a Hivatal épületén kívüli vagy belüli Ügyfélszolgálati Irodákon, valamint a posta bontásánál átvett iratok nyilvántartásba vétele - minimális adatbevitellel - helyben megtörténhet, kiküszöbölve a kézi nyilvántartást, igazolást, másolást. Az átvétel során az ügyirat vonalkódos azonosítót kap, amely megoldás alkalmazásával egyszerűbbé válik a központi iktató munkája (iktató bélyegző helyett iktató címke és vonalkód).


Minden ügyiratra ún. küldési és fogadási műveltet végezhet az ügykezelő (Net Mail), és így a Hivatali belső szervezeti egységek közötti iratmozgás igazolható, követhető, könnyen ellenőrizhető. (Pl. az átadókönyv, a munkanapló szerepének módosításával). Minden ügykezelő megtekintheti az általa küldött és fogadott ügyiratokat és a rendszer minden előadó számára, megadja a saját ügyirat-kezelési feljegyzéseikhez szükséges adatbevitel és listázás lehetőségét, kiemelten kezeli a határidők figyelését. Az iratok előadók közötti mozgása egyszerűen követhető. Az ügyirat aktuális helye az ügyiratmozgásokból azonnal lekérdezhető.


A hálózati posta (Net-Mail) segítségével nem csak ügyiratok, hanem üzenetek és nem iktatott iratok küldésére és fogadására is van lehetőség.


KEIR 39.§. – 50.§. Iktatás
A szoftver a központi iktatás követelményét nem sértve lehetővé teszi, hogy két vagy több irodában történhet az iktatás és a kapcsolódó iratkezelési műveletek. Megfelel a BM által meghatározott, mindenkori statisztikai adatszolgáltatási követelményeknek (hatósági statisztika, ügyiratforgalmi kimutatás, a hatósági jellegű intézkedések nyilvántartása.


Az ügyiratok iktatatása főszámosan és gyűjtőszámosan történhet. Az iktatási műveletek sokasága biztosítja az ügyiratok gyors iktatását, valamint a változások (stornó, ügyirat típus vagy előadó változás, irattározás, határidőbe tétel, stb.) regisztrálását.


Az iktatási műveletek között szerepelnek az összes, KEIR által előírt műveletek (KEIR 59.§. – 63.§. Irattározás, KEIR 64.§. Selejtezés, KEIR 65.§. Levéltárba adás).


Azonnali adatelérések biztosítják a gyors adatkeresést. Az előadók lekérdezhetik a határidős ügyeiket vagy valamilyen szempont szerint (ügytípus, ügyirat tárgya, ügyfél neve, idegenszám, iktatószám, vonalkód stb.) kereshetik ki az ügyiratokat. Saját munkájuk dokumentálásaként kiírathatják a munkanaplót és különböző szempontok szerint (főszámos ügyek db, gyűjtőszámos ügyek db, határidőben elintézve, határidős túli stb.) statisztikákat készíthetnek.


Minden keresési művelet végén egyetlen gombnyomással megjeleníthető az ügyirat teljes feldolgozási folyamata a kezdetektől az utolsó alszámig.


KEIR 42.§. – 50.§. Az ügyirat tárgya

Az ügyirathoz kapcsolódó változások folyamata egy iktatási esemény táblázatban (History) végigkövethető. Az ügyirat tárgyának változását a rendszer rögzíti és a History-ban szerepelteti a régi ügyirat tárgyát. Ezt a naplózási műveletet elvégzi az összes iktatási eseményre. (előadó változtatás, alszám sztornó, stb.)


A rendszer támogatja és elektronikusan megvalósítja a következő műveleteket is.
KEIR 51.§. Szignálás
KEIR 52.§. – 54.§. Kiadmányozás
KEIR 55.§. – 58.§. Expediálás
KEIR 66.§. – 67.§. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme


Az ügyiratokba történő betekintési jogosultságokat az ügykezelő kódokhoz rendelt hárma védelmi szint biztosítja. Ez szabályozza, hogy az adott ügykezelő csak a saját, vagy csak a saját irodája (irodavezető), vagy a teljes ügyiratkört láthassa (jegyző). A biztonság tovább fokozható chip-kártyás azonosító használatával.

Polisz - Ügyvitel, ügyiratkezelés

Polisz - Ügyvitel, ügyiratkezelés

Az Ügyiratkezelési és Iktatási rendszer nem csak a mindenhol már hagyományossá váló számítógépes iktatást támogatja, hanem megvalósítja az iktatott, nem iktatott iratok valamint a belső üzenetek küldését is. A szoftver segítségével megvalósul a papírmentes iroda és a papírmentes ügyfélszolgálat, hiszen minden információ azonnal a számítógépbe kerül. Az ügyirat mozgások pontos követése érdekében a rendszer biztosítja, hogy a Hivatal épületén kívüli vagy belüli Ügyfélszolgálati Irodákon, valamint a posta bontásánál átvett iratok nyilvántartásba vétele - minimális adatbevitellel - helyben megtörténhet, kiküszöbölve a kézi nyilvántartást, igazolást, másolást. Az átvétel során az ügyirat vonalkódos azonosítót kap, amely megoldás alkalmazásával egyszerűbbé válik a központi iktató munkája (iktató bélyegző helyett iktató címke és vonalkód).  Minden ügyiratra ún. küldési és fogadási műveltet végezhet az előadó (NET MAIL), és így a hivatali belső szervezeti egységek közötti iratmozgás igazolható, követhető, könnyen ellenőrizhető. (Pl. az átadókönyv, a munkanapló szerepének módosításával).

Minden előadó megtekintheti az általa küldött és fogadott ügyiratokat és a rendszer minden előadó számára, megadja a saját ügyirat-kezelési feljegyzéseikhez szükséges adatbevitel és listázás lehetőségét, kiemelten kezeli a határidők figyelését. Az iratok előadók közti mozgása egyszerűen követhető. Az ügyirat aktuális helye az ügyiratmozgásokból azonnal lekérdezhető. A hálózati posta (NET MAIL) segítségével nem csak ügyiratok, hanem üzenetek és nem iktatott iratok küldésére és fogadására is van lehetőség.   A szoftver a központi iktatás követelményét nem sértve lehetővé teszi, hogy két vagy több irodában történhet az iktatás és a kapcsolódó iratkezelési műveletek. Megfelel a BM által meghatározott, mindenkori statisztikai adatszolgáltatási követelményeknek (hatósági statisztika, ügyiratforgalmi kimutatás, a hatósági jellegű intézkedések nyilvántartása, Áe. 50-53 §) Az ügyiratok iktatása főszámosan és gyűjtőszámosan történhet. Az iktatási műveletek sokasága biztosítja az ügyiratok gyors iktatását, valamint a változások (stornó, ügyirat típus vagy előadó változás, irattározás, határidőbe tétel, stb.) regisztrálását. Az ügyirathoz kapcsolódó változások folyamata egy iktatási esemény táblázatban (History) végigkövethető.  Az ügyiratkezelő és iktató rendszer megteremti a vezetői tájékoztatás rendszer első lépésenként az ügyirat-kezelési tevékenység - ezen keresztül az ügyintézői munka - ellenőrizhetőségét, a határidők figyelését több szempontú lekérdezési lehetőség biztosításával. Lehetővé teszi, - értelemszerű korlátozással - valamennyi munkahelyen az ügyirat-kezelési rendszerbe való betekintést.  Azonnali adatelérések biztosítják a gyors adatkeresést. Az előadók lekérdezhetik a határidős ügyeiket vagy valamilyen szempont szerint (ügytípus, ügyirat tárgya, ügyfél neve, idegenszám, iktatószám, vonalkód stb.) kereshetik ki az ügyiratokat. Saját munkájuk dokumentálásaként kiírathatják a munkanaplót és különböző szempontok szerint (főszámos ügyek db, gyűjtőszámos ügyek db, határidőben elintézve, határidős túli stb.) statisztikákat készíthetnek.  Minden keresési művelet végén egyetlen gombnyomással megjeleníthető az ügyirat teljes feldolgozási folyamata a kezdetektől az utolsó alszámig.  A szoftver átfogja az ügyiratkezelés folyamatának minden mozzanatát, az iratnyilvántartást, az ügyintézés formai részeit, megoldási lehetőséget ad az iratmegőrzési feladatok megfelelő előkészítésére és végrehajtására, a szakszerű nyomon követésre. A nyilvántartott adatok köre az elérhető legrövidebb időn belül szolgáltató számítástechnikára alapul és az ügyintézési tevékenységet oly módon szolgálja, hogy az adatbevitelre fordított energia az adatszolgáltatás pontosságában, gyorsaságában megtérül.

Please publish modules in offcanvas position.